7 tips voor het werken met scrum (voor bedrijven in het MKB)
Je hebt de term “Scrum” of “Agile” werken waarschijnlijk al vaker voorbij horen komen. Misschien bij een van je IT leveranciers, of misschien heeft iemand bij jullie intern al weleens geopperd om Scrum te gaanwerken. Maar is dit niet iets wat alleen voor Software ontwikkelaars werkt? Of voor grote corporate of overheidsorganen?
Het antwoord op die vraag is simpelweg “nee”. Scrum is ervoor iedereen die met complexe trajecten werkt. Is het project complex en de benodigde uitkomst onzeker? Dan is Scrum wellicht een methode die goed voor je werkt. Scrum zorgt er namelijk voor dat je korte lijntjes houdt, en in een experimentele setting ondervindt wat de juiste benadering en oplossing is.
Ben je dus bezig met een implementatietraject van een nieuweapplicatie, of heb je een externe software leverancier in de arm genomen om iets voor je te bouwen, dan kan het een heel goed idee zijn om middels de Scrumprincipes met ze te gaan werken.
Geldt deze situatie voor jou? Dan kun je de onderstaande concrete tips gebruiken om goed van start te gaan.
1. Creëer een goede backlog
Voordat je aan de slag kunt met je project moet je natuurlijk een plan hebben. Daarom is het belangrijk dat je een backlog opstelt. Een backlog is een lijst met werkitems die wanneer ze allemaal zijn voltooid een gewenst eindproduct vormen.
Deze backlog items beschrijf je met “User Stories”. User Stories zijn een korte beschrijvingen van wie de gebruiker is, wat deze wil, en wat deze uiteindelijk wil bereiken. Deze informatie geeft veel duidelijkheid aan andere partijen die mee gaan werken aan het eindproduct.
2. Gewoon beginnen
Vaak wordt de beslissing om Scrum te gaan werken uitgesteld. Ze wachten tot het juiste moment komt, of totdat het helemaal duidelijk is hoe je moet gaan samenwerken. Echter kun je vaak lang wachten op dit ‘juiste moment’. Ons advies: gewoon beginnen en los de problemen gaandeweg op.
Scrum is een methodiek waarbij je het proces van continue leren toepast. In de “Retrospecitve”, een van de 4 periodieke Scrum events(lees: meetings), bespreek je samen met alle personen die direct te maken hebben met de ontwikkeling hoe je het proces kunt verbeteren. Werken bepaalde tools niet handig? Moet je bepaalde zaken anders documenteren? Of is het handiger om het proces anders in te richten? Deze vragen stel en beantwoord je samen, zodat je in de volgende sprint weer een stukje effectiever je werk kunt doen.
3. Blijf in het ritme van de Sprints
Bij het werken met Scrum heb je in totaal 4 officiële Scrum events(meetings). Dit zijn de Daily Stand up, Sprint Planning, Sprint Retro en Retrospectives. Vaak wordt hier nog de Backlog Refinement aan toegevoegd.
Deze events komen periodiek terug in de sprint, iedere sprint opnieuw. De reden dat deze iedere keer op dezelfde tijd, plaats en dag terugkomen is zodat iedere stakeholder of teamlid weet wat er van ze wordt verwacht, en wanneer dit wordt verwacht. Dit zorgt ervoor dat iedereen mindertijd kwijt is met het afstemmen van bepaalde zaken, en eventuele ruis in de communicatie tussen stakeholders en teamleden worden geminimaliseerd.
Wil je het meeste uit Scrum halen, dan is het belangrijk datje dit ritme blijft aanhouden, ook als het eventjes niet loops zoals je zou willen. Focus in dat geval tijdens de Retrospective op de punten waar het stukloopt, en probeer hier de verbeterpunten weer in het proces te brengen.
4. Maak gebruik van een fysiek bord
Bij Scrum werk je intensief samen met je team. Je zitwanneer je begint met Scrum dus idealiter bij elkaar op kantoor en houdt elkaar op de hoogte van de werkzaamheden die je verricht. Zo heb je de grootste kans om miscommunicatie en ruis te voorkomen en kun je elkaar bij vragen snel verder helpen.
Om overzicht te houden op alle sprint items (backlog items die voor deze sprint op de planning staan) en hun status is een fysiek Scrumboard voor beginnende Scrum teams ook zeker een must-have. Niets werkt namelijk zo fijn als een whiteboard dat middenin de ruimte hangt waarop iedereen kan zien welke taken (geschreven op Post-its) welke status hebben (dus in welke kolom ze hangen).
5. Stel het juiste team samen
In een Scrum team heb je 3 rollen. Je hebt de Product Owner, Scrum Master, en het Development team. Het is erg belangrijk dat je de juiste mensen op de juiste rol plaatst, anders wordt het erg lastig om goed volgens de Scrum principes te werken.
Zo heeft de Product Owner bijvoorbeeld mandaat nodig om beslissingen te mogen maken. Iemand die zeggenschap heeft zal deze rol dus op zich moeten nemen, of het bedrijf moet de Product Owner zeggenschap geven binnen bepaalde kaders.
Ook kan het handig zijn als de Scrum Master al meer ervaring heeft met Scrum werken, deze zal de rest van het team en de organisatie namelijk moeten coachen om steeds meer volgens de Scrum principes te gaanwerken.
Ten slotte heb je het Development team. Iedereen die direct bijdraagt aan het werkende eindproduct zal hier een plaatsje in moeten krijgen. Gebeurt dit niet? Dan wordt het lastig om binnen de sprint een definitief eindproduct op te leveren.
6. Heb de juiste mindset
Scrum valt of staat met de mindset van het bedrijf en van het team. Het is belangrijk dat je als bedrijf fouten durft te maken, en dat er een cultuur heerst waarin mensen durven toe te geven wanneer er iets fout is gegaan. Alleen dan is het mogelijk om het functioneren van het team op de lange termijn te verbeteren.
Een beginnend Scrum team kan nogal hectisch zijn en daarom is het belangrijk dat je elkaar ondersteunt. Wees hard op de inhoud, maar zacht naar elkaar. Je werkt met elkaar naar een zo goed mogelijk eindproduct, en je hebt elkaar echt nodig om dit te bereiken.
7. Betrek je ‘klant’ bij het proces
Scrum heeft als doel om met zo min mogelijk middelen (lees: tijden geld) zoveel mogelijk waarde voor de klant te creëren. We hebben het hierover klant, maar eigenlijk zouden we beter eindgebruiker kunnen zeggen. Uiteindelijk draait het om de waarde die we voor de eindgebruiker van het systeem creëren. Zij moeten namelijk het nut ondervinden van het systeem dat wordt ontwikkeld.
Houdt de eindgebruiker dus regelmatig op de hoogte van de werkzaamheden en vraag hen regelmatig om feedback. Nodig ze bijvoorbeeld uit bij de Sprint Review, zodat ze kunnen zien wat er de afgelopen sprint is ontwikkeld. Zo kom je er snel achter of je met de juiste of met de verkeerde dingen bezig bent.
Krijg je negatieve feedback over iets dat is opgeleverd? Met Scrum kun je in snel schakelen en de feedback verwerken in de volgende sprintplanning. Zo werk je zo efficiënt mogelijk naar een eindproduct waar je ‘klant’ echt iets aan heeft.
Deze 7 tips geven je een goede basis voor het werken met Scrum, maar natuurlijk komt er nog veel meer bij kijken. Ben je geïnteresseerd geraakt in deze manier van werken? Neem dan gerust een keer contact met ons op. Wij denken graag een keer vrijblijvend met je mee over hoe je deze manier van werken kan toepassen in jouw organisatie.
