Scrum werken met je software leverancier
Je zal het vast al eens meegemaakt hebben, een partij die software voor je gaat ontwikkelen of implementeren stelt voor om “Scrum” te werken. En alhoewel de term “Scrum” al erg veel bekendheid geniet binnen de IT sector, kunnen wij er ons iets best bij voorstellen dat dit voor ondernemers en managers binnen het MKB nogal wat vraagtekens oproept.
Om in het kort uit te leggen wat Scrum nu precies betekend hebben wij de belangrijkste punten voor je op een rij gezet. Tot slot, geven wij ook een voorbeeld van hoe dit in de praktijk kan werken, en wat het voor jou als ondernemer of manager kan betekenen.
Wat is Scrum?
Scrum is een werkwijze in teamverband die wordt gebruikt om op een effectieve, flexibele manier software te ontwikkelen. Waar in het verleden Scrum alleen maar voor de IT werd gebruikt is het tegenwoordig ook niet meer weg te denken in de businessafdelingen zoals Marketing, Sales, Finance en HR.
Voordelen van het werken met Scrum
Scrum maakt een ingewikkelde opdracht een stuk simpeler en meer geordend. Zo verhoogt het de effectiviteit van het team, wat zorgt voor een goede Return of Investment. Daarnaast heb je duidelijk zicht op wat je project team aan het doen is en hoe ver ze met bepaalde onderdelen zijn.
Door het project zo geordend te maken bouw je alleen maar onderdelen die je echt nodig hebt. Dit draagt weer bij aan het effectieve werken. Ten slotte heb je iedere 2 tot 4 weken een compleet en werkend stuk software om te presenteren.
Wat zijn de redenen dat Scrum zo effectief werkt?
Scrum werkt niet zoals andere organisatorische structuren. Er is geen baas en mensen onder hem. Het is een multidisciplinair team wat zichzelf aanstuurt. Het gehele team beslist mee over de verdeling van de taken, benoemen van de struikelblokken binnen het project en de planning van het project.
De rollen
Product Owner
Binnen het team heb je echter wel een aantal verschillende taken. Zo heb je de Product Owner. Hij/Zij stelt met de opdrachtgever en de rest van de stakeholders een lijst samen die alle eisen en taken bevat. Deze lijst met eisen en taken staat ook wel bekend als de ‘User Story’. De belangrijkste punten van deze User Story moeten als eerst worden geregeld.
Het team gaat gezamenlijk elke User Story na en geeft dan ook gelijk aan wat de verwachtte tijd is om het af te ronden. Deze punten worden hierna nog met regelmaat besproken met zowel de opdrachtgever als het team zelf, wat ervoor zorgt dat timemanagement goed gehandhaafd word.
Scrum Master
Het team wordt door de Scrum Master geleid. Iedere werkdag start hij/zij met een Daily Scrum-meeting. Deze meeting duurt hoogstens 15 minuten en ieder teamlid beantwoordt tijdens de meeting 3 vragen: Wat heb ik gedaan? Wat ga ik doen? En wat zijn de problemen?
Door iedere dag zo een korte meeting te houden is ieder teamlid op de hoogte van de werkzaamheden van de ander en zo kan er dan ook nauw met elkaar samengewerkt worden.
Development team
Natuurlijk heb je dan nog de development team. Dit team bestaat uit maximaal 9 professionals die elke ‘sprint’ (2 tot 4 weken) een volledig werkend product opleveren. De organisatie van het werk wordt door het development team zelf ingevuld. Zo zorgen zij dan ook voor een optimale efficiëntie en effectiviteit. Doordat elke keer in korte tijd een product wordt opgeleverd heeft de klant snel inzicht in de voortgang van het project. De doelen worden met de opdrachtgever per Sprint ingedeeld, Zo heeft hij een duidelijk beeld van wat hij kan verwachten van het team. Het team stelt daarnaast voor zichzelf ook nog dag doelen op, zo blijft het project overzichtelijk.
Op het einde van elke Sprint wordt er met het team en de opdrachtgever geëvalueerd over de werkzaamheden en het product. Door zo open te evalueren is er ruimte voor feedback wat uiteindelijk weer zorgt voor een productiever team. Door dit elke Sprint te doen krijgt de opdrachtgever uiteindelijk het product wat hij voor ogen had zonder onverwachte tegenslagen.
In de praktijk
Bij een van onze klanten werden wij als interim Product Owner ingevlogen om een project op de rails te krijgen. De communicatie verliep stroef, er was geen duidelijke structuur in de werkzaamheden, en het was eerlijk gezegd een beetje een rommeltje. Onze Product Owner heeft er toen voor gepleit om middels de principes van Scrum te gaan werken.
We gingen plannen in periodes van 4 weken, en hielden stand ups op de dagen dat het team aan het project werkten. Daarnaast introduceerden we ook de demo en de retro, een maandelijkse sessie waarin we het eindresultaat bespraken en waarin we op een eerlijke en constructieve manier feedback aan elkaar gaven. Wat er gebeurde is dat er weer meer duidelijkheid kwam in het proces, en daarmee ook in de verwachtingen naar elkaar toe.
Stapsgewijs begon de communicatie beter te verlopen en daarmee ook de productiviteit van de ontwikkelaars en het eindresultaat. De conclusie is dus dat de samenwerking verbeterde maar ook dat de klant meer waar voor haar geld kreeg.
Wil je zelf meer weten over wat Scrum voor jou kan betekenen? Wij denken graag met je mee. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
